Procurement: Arti, Tujuan, Jenis, hingga Tahapannya

Dalam dunia bisnis, procurement atau pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aktivitas kunci yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Proses ini mencakup segala aspek mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian penyedia, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan kontrak dan hubungan dengan pemasok. Artikel ini akan mengupas tuntas tentang arti procurement, tujuan utamanya, jenis-jenisnya, dan tahapan yang dilalui dalam proses procurement.

 

Arti Procurement

Procurement adalah proses akuisisi barang atau jasa yang diperlukan oleh sebuah organisasi dari pemasok atau penyedia eksternal. Proses ini tidak hanya tentang pembelian, tapi juga mencakup pemilihan penyedia, negosiasi harga dan kondisi, penandatanganan kontrak, hingga pengawasan penyediaan barang dan jasa tersebut. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa barang dan jasa diperoleh dengan cara yang efektif dan efisien, mencakup kualitas, jumlah, waktu, dan lokasi yang tepat.

 

Tujuan Procurement

Procurement dilakukan dengan beberapa tujuan utama, antara lain:

Efisiensi Biaya

Tujuan utama dari procurement adalah mencapai efisiensi biaya yang maksimal. Ini berarti melakukan pembelian barang dan jasa dengan harga yang paling menguntungkan tanpa mengorbankan kualitas atau kebutuhan lainnya. Dalam praktiknya, efisiensi biaya dapat dicapai melalui beberapa cara, seperti:

• Negosiasi Kontrak: Melakukan negosiasi yang efektif dengan penyedia untuk mendapatkan kondisi pembayaran yang lebih menguntungkan dan diskon berdasarkan volume pembelian atau kesetiaan.
• Analisis Pasar: Memahami dinamika pasar dan harga untuk berbagai barang dan jasa, sehingga dapat membuat keputusan pembelian yang tepat.
• Pengelolaan Hubungan Penyedia: Membangun hubungan jangka panjang dengan penyedia terpercaya yang dapat menawarkan harga lebih baik dan kondisi lebih menguntungkan.

 

Kualitas dan Kepatuhan

Kualitas produk atau jasa dan kepatuhan terhadap standar industri dan regulasi adalah prioritas dalam proses procurement. Ini melibatkan:

• Pemilihan Penyedia: Memilih penyedia yang reputasinya kuat dan terbukti dapat menyediakan barang dan jasa berkualitas yang memenuhi atau melebihi standar industri.
• Audit dan Evaluasi: Melakukan audit dan evaluasi terhadap penyedia secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap memenuhi standar kualitas dan kepatuhan yang diharapkan.
• Kepatuhan Regulasi: Memastikan bahwa semua pembelian mematuhi regulasi lokal, nasional, dan internasional yang relevan, menghindari denda atau sanksi.

 

Pengurangan Risiko

Pengurangan risiko adalah elemen penting dalam strategi procurement, yang meliputi:

• Diversifikasi Penyedia: Mengurangi ketergantungan pada satu penyedia untuk barang atau jasa tertentu untuk menghindari risiko jika terjadi masalah dengan penyedia tersebut.
• Manajemen Risiko: Mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko yang mungkin muncul, seperti ketidakpastian pasar, gangguan suplai, atau masalah kualitas dari penyedia.
• Kontrak yang Kuat: Menegosiasikan kontrak yang mencakup klausa penanganan risiko, seperti garansi, asuransi, dan ketentuan untuk penyelesaian sengketa.

 

Inovasi

Pengadaan juga bertujuan untuk mendorong inovasi melalui:

• • Kolaborasi dengan Penyedia: Bekerjasama dengan penyedia untuk mengembangkan produk atau solusi baru yang dapat memberikan keuntungan kompetitif atau meningkatkan efisiensi operasional.
  • Pengadaan Berkelanjutan: Menerapkan prinsip-prinsip pengadaan berkelanjutan yang mendukung inovasi dalam bidang keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan.
  • Teknologi Baru: Mengintegrasikan teknologi baru dalam proses procurement, seperti penggunaan sistem pengadaan elektronik (e-procurement) untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.

 

Jenis Procurement

 

Direct Procurement

Direct procurement, atau pengadaan langsung, mencakup pembelian barang dan jasa yang secara langsung terlibat dalam proses produksi suatu perusahaan. Ini adalah elemen inti dari proses bisnis yang berfokus pada penciptaan produk atau layanan yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Karena langsung berkontribusi pada produk akhir, pengadaan langsung memiliki dampak signifikan terhadap pendapatan dan marjin keuntungan perusahaan.

 

Karakteristik Utama:

• Bahan Baku: Ini meliputi semua material dasar yang diperlukan untuk membuat produk, seperti logam, plastik, dan bahan kimia.
• Komponen dan Bagian: Bagian yang dibeli dan digunakan dalam pembuatan produk, seperti suku cadang untuk mesin atau komponen elektronik dalam perangkat.
• Barang Langsung: Barang yang dibutuhkan untuk proses produksi, seperti pelumas untuk mesin atau cat untuk proses finishing.

Pentingnya: Pengelolaan efektif direct procurement esensial karena dapat langsung mempengaruhi kualitas produk akhir, biaya produksi, dan kepuasan pelanggan. Kesalahan dalam pengadaan langsung dapat mengakibatkan gangguan produksi, penurunan kualitas, dan peningkatan biaya.

 

Indirect Procurement

Di sisi lain, indirect procurement, atau pengadaan tidak langsung, berfokus pada pembelian barang dan jasa yang mendukung operasional perusahaan tetapi tidak langsung terlibat dalam proses produksi. Barang dan jasa ini diperlukan untuk kegiatan sehari-hari perusahaan dan pemeliharaan lingkungan kerja yang efisien.

Karakteristik Utama:

• • Peralatan Kantor: Ini termasuk pembelian komputer, perangkat lunak, meja, kursi, dan perlengkapan kantor lainnya yang mendukung aktivitas sehari-hari.
  • Layanan Kebersihan dan Fasilitas: Layanan yang memastikan lingkungan kerja bersih dan aman, termasuk layanan kebersihan, keamanan, dan pemeliharaan gedung.
  • Layanan IT dan Telekomunikasi: Solusi teknologi informasi dan komunikasi, seperti layanan internet, sistem manajemen data, dan dukungan IT.

 

Tahapan Procurement

1. Identifikasi Kebutuhan

Proses procurement diawali dengan langkah penting yaitu identifikasi kebutuhan. Tahap ini melibatkan pengumpulan informasi mendetail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan, termasuk spesifikasi teknis, jumlah, dan waktu pengadaan. Identifikasi ini bisa berasal dari berbagai departemen atau unit dalam organisasi yang memerlukan barang atau jasa tertentu untuk mendukung operasionalnya. Dalam tahap ini, penting juga untuk mengevaluasi kebutuhan versus keinginan, mengutamakan kebutuhan yang mendukung tujuan strategis perusahaan.

 

2. Pencarian Penyedia

Setelah kebutuhan dengan jelas diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari dan mengevaluasi penyedia atau vendor yang potensial. Tahap ini biasanya melibatkan pengumpulan informasi tentang berbagai penyedia, penilaian reputasi mereka, kualitas produk atau jasa, serta kemampuan pengiriman. Pencarian penyedia ini dapat dilakukan melalui tender, permintaan proposal (Request for Proposal – RFP), atau permintaan penawaran (Request for Quotation – RFQ). Evaluasi penyedia dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan untuk memastikan mereka bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan efektif.

 

3. Pengadaan dan Negosiasi

Setelah penyedia terpilih, perusahaan memasuki tahap pengadaan dan negosiasi kontrak. Tahap ini mencakup negosiasi harga, kondisi pembayaran, jaminan, dan syarat lainnya yang memengaruhi total biaya kepemilikan. Tujuan negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak, memastikan bahwa barang atau jasa diperoleh dengan kondisi terbaik. Negosiasi ini juga mencakup pembahasan mengenai timeline pengiriman, standar kualitas, dan ketentuan lain yang relevan dengan pengadaan tersebut.

 

4. Pengelolaan Kontrak

Mengawasi pelaksanaan kontrak merupakan tahap kritikal dalam memastikan bahwa penyedia memenuhi semua klausul yang telah disepakati. Pengelolaan kontrak melibatkan pemantauan kinerja penyedia, termasuk kualitas, jumlah, dan waktu pengiriman. Komunikasi yang efektif antara perusahaan dan penyedia sangat penting dalam tahap ini untuk menangani permasalahan yang muncul selama pelaksanaan kontrak. Pengelolaan kontrak juga mencakup penyesuaian jika terjadi perubahan kebutuhan atau kondisi pasar.

 

5. Evaluasi dan Peninjauan

Tahap akhir dari proses procurement adalah evaluasi dan peninjauan. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan feedback tentang proses pengadaan, mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan, serta mengevaluasi kinerja penyedia. Informasi dari evaluasi ini digunakan untuk mengidentifikasi area perbaikan untuk proses procurement di masa mendatang dan membentuk dasar untuk pengembangan hubungan jangka panjang dengan penyedia. Evaluasi ini juga penting untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, peningkatan kualitas, dan inovasi dalam pengadaan barang dan jasa.

 

Kesimpulan

Procurement merupakan proses kompleks yang esensial dalam mendukung kelancaran dan efisiensi operasional perusahaan. Dengan memahami tujuan, jenis, dan tahapan, perusahaan dapat mengelola sumber dayanya dengan lebih efektif, memastikan kebutuhan organisasi terpenuhi dengan optimal, sambil meminimalkan risiko dan memaksimalkan nilai bagi organisasi. Procurement, atau pengadaan barang dan jasa, memegang peran kritikal dalam menentukan suksesnya operasional sebuah perusahaan. Dengan proses ini, perusahaan berusaha untuk mencapai efisiensi maksimum, tidak hanya dalam hal biaya, tetapi juga dalam kualitas dan waktu penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Memahami secara mendalam tentang tujuan, jenis, dan tahapan dalam procurement memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam memilih penyedia serta strategi pengadaan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Anda butuh jasa pembuatan website, software bisnis dan digital marketing Aplikasi Dagang Teknologi siap membantu anda